Inšpekcija JAZMP: katera dokazila morate imeti pripravljena
14. avgust 2026 · 5 min branja
Na kratko
- Inšpekcija preverja zapise, ne prepričanj, zato je dokazljivost pomembnejša od obsega dela.
- Pripravite imenovanje odgovorne osebe, zapisan postopek, plan vzorčenja in evidenco izvedenih pregledov.
- Za posamezne pripomočke morate hitro najti izjavo EU o skladnosti, certifikat in dobavnico.
- Register pritožb, neskladnosti in odpoklicev mora biti voden tekoče, ne naknadno.
- Dokumentacijo hranite deset let, za vsadke petnajst let.
Kaj inšpektor pravzaprav preverja
Nadzor nad izvajanjem obveznosti gospodarskih subjektov v Sloveniji izvaja JAZMP. Pri pregledu distributerja ali uvoznika se preverja predvsem to, ali ima podjetje vzpostavljen postopek, ali ga dejansko izvaja in ali izvedbo lahko dokaže.
Razlika med prvim in tretjim je odločilna. Podjetja običajno imajo postopek. Manj pogosto ga izvajajo dosledno. Še redkeje imajo urejene zapise, iz katerih je razvidno, kdo je kaj naredil in kdaj.
Seznam dokazil, ki jih je smiselno imeti pripravljena
Organizacijska raven:
- imenovanje odgovorne osebe za skladnost in opis njenih nalog,
- zapisan postopek pregleda skladnosti,
- letni plan vzorčenja z utemeljitvijo metode in odobritvijo vodstva,
- evidenca izvedenih pregledov za tekoče in pretekla obdobja,
- register pritožb, neskladnosti, umikov in odpoklicev,
- dokazila o pogojih skladiščenja in prevoza, kjer je to relevantno.
Raven posameznega pripomočka:
- izjava EU o skladnosti v veljavni reviziji,
- certifikat priglašenega organa, kjer je zahtevan,
- dobavnica in podatki o dobavni poti,
- zapis pregleda skladnosti z ugotovitvijo in podpisom odgovorne osebe.
Kje se stvari najpogosteje zalomijo
Trije vzorci se ponavljajo. Prvi je razpršenost. Dokumenti obstajajo, vendar v elektronski pošti, na več diskih in pri več osebah. Drugi je naknadno urejanje. Zapisi nastanejo šele, ko se obisk najavi, kar je razvidno iz časovnih žigov. Tretji je nepovezanost. Za pripomoček obstaja certifikat, ni pa mogoče pokazati, da se nanaša prav na ta model in prav na to dobavo.
Kako se pripraviti, ne da bi delali dvojno
Priprava na inšpekcijo ni ločen projekt. Če zapisi nastajajo med rednim delom, priprava pomeni le izvoz. Smiselno je, da:
- vsak zaključen pregled samodejno ustvari zapis v evidenci,
- so dokumenti vezani na pripomoček in na dobavo, ne na mapo,
- je vsaka sprememba zapisana z avtorjem in časom,
- je izvoz dokazil mogoč po obdobju in po pripomočku.
Prav to je razlog, da smo v EUdaMed AI izvoz za inšpekcijo zasnovali kot enoten paket, ki nastane iz zapisov rednega dela in vsebuje izjavo o popolnosti.
Po pregledu
Če inšpekcija ugotovi pomanjkljivosti, je pomembno, kako hitro in kako sledljivo jih odpravite. Korektivni ukrep, ki ni zapisan, se v naslednjem pregledu obravnava, kot da ga ni bilo.
Gradivo je informativne narave in ni pravni nasvet. Za zavezujočo razlago se obrnite na JAZMP.
Pogosta vprašanja
- Ali mora biti postopek pregleda skladnosti zapisan?
- Da. Izkazati morate, da postopek obstaja, da se izvaja in da je izvedba dokumentirana. Predpisanega enotnega obrazca ni, zahteva pa se dokazljivost.
- Kako dolgo je treba hraniti dokazila?
- Praviloma deset let, za vsadke petnajst let. Roki se nanašajo na dokumentacijo o skladnosti in izvedenih pregledih.
- Ali zadošča, da imamo dokumente v elektronski pošti?
- V praksi to ni dovolj. Zapis mora biti sledljiv in povezan s pripomočkom ter dobavo, elektronska pošta pa tega ne izkazuje zanesljivo.
Viri
AvtorUredništvo EUdaMed AI